Informare cu privire la prelucrarea si protecţia datelor personale ale clienților nostri, persoane juridice - Revânzători

 

1. Informații Generale

a) Introducere

 Următoarea notă de informare privind protecția datelor este concepută pentru a vă informa cu privire la prelucrarea datelor dvs. personale și drepturile Dvs. privind această prelucrare în conformitate cu Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE ("GDPR") și legislația locală în vigoare. 


b) Operatorul

INTERBRANDS MARKETING & DISTRIBUTION cu sediul social situat în Bucuresti, Sos. Viilor nr. 14, Sector 5, România, înregistrată la Registrul Comerţului sub nr. J40/9571/1993, cod unic de înregistrare RO 3786280 ("Interbrands"),

 

 

reprezentăm operatorul în conformitate cu GDPR și prin urmare suntem responsabili pentru prelucrarea datelor Dvs. cu caracter personal in scopurile descrise mai jos. Pentru întrebări sau solicitări privind prelucrarea datelor, vă rugăm să contactați responsabilul nostru pentru protectia datelor la adresa de email: dpo@interbrands.ro si/ sau alternativ prin notificare scrisa transmisa la adresa sediului social al Interbrands - Bucuresti, Sos. Viilor nr. 14, Sector 5.

 

2. Informații cu privire la datele personale prelucrate:

»  Numele si prenumele reprezentantului companiei Dvs., persoana fizica.

»  Adresa de e-mail care are asociat un nume apartinand unei persoane fizice spre exemplu gheorghe.popescu@...ro*

»  Numărul de telefon mobil (de serviciu) al reprezentantului companiei Dvs., persoana fizica.

*contul de email poate fi asociat denumirii comerciale a companiei Clientului   sau oricarui portal web de genul yahoo, gmail, hotmail, icloud - pentru prelucrare pentru care Clientul si-a dat acordul prin completarea formularului de inregistrare in platforma online.

3. Informații cu privire la Prelucrare

a) Înregistrarea și deținerea calității de client

Vom prelucra datele personale indicate de Dvs. și colectate prin intermediul contului de client definit de Dvs. in procesul de înregistrare in calitate de client al Interbrands și în cursul tranzacțiilor comerciale cu Dvs. în scopul îndeplinirii obligațiilor legale care ne revin în calitate de operatori, precum și în scopul încheierii și executării contractului cu Dvs. Pentru claritate, va prezentam mai jos situatiile in care datele Dvs. cu caracter personal vor fi prelucrate pe parcursul derulării contractului cu Dvs., respectiv:

»  emiterea facturilor fiscale (conform contractului și prevederilor Codului fiscal);

»  acordării sau aplicării garanției produselor de folosință îndelungată;

»  recuperării sumelor de bani pe care le-ați putea datora către Interbrands;

»  transmiterea de comunicări legate de operațiunile comerciale înregistrate (de ex. efectuarea plăților);

»  transmiterea de comunicări legate de actualizari ale politicilor comerciale de vanzare Interbrands

»  alte operațiuni impuse de normele financiar-contabile (inclusiv arhivare documente financiar-contabile) și de orice alte dispoziții legale;

»  raportări către instituții publice.

Atunci când comunicați cu noi prin intermediul formularelor de contact aflate pe website-ul Interbrands la sectiunea comanda.interbrands.ro, când ne contactați telefonic sau când ne transmiteți comunicări pe orice alte căi, prelucrăm datele dvs. pentru a vă răspunde solicitărilor. Vom păstra legătura cu Dvs. pe oricare din canalele de comunicare disponibile, în funcție de datele de contact pe care ni le transmiteți. Această prelucrare se bazează pe Art. 6 alin. 1 litera f) din GDPR (interesul legitim urmărit de operator). Este interesul legitim al Interbrands de a răspunde solicitărilor dvs. În cazul în care solicitați exercitarea drepturilor de care beneficiați conform GDPR, această prelucrare se bazează pe Art. 6 alin. 1 litera c) din GDPR (obligație legală).  În situația în care intervin schimbări în "Politica Comerciala Interbrands", vă putem anunța despre aceste schimbări astfel incat Dvs. sa fiti informat in timp util, inclusiv pentru a beneficia si accesa ofertele promotionale care pot fi disponibile din cand in cand. În acest sens, avem nevoie de datele de contact ale proprietarului afacerii / reprezentantului legal al persoanei juridice: adresa de email de business și telefonul de serviciu. Prelucrarea acestor date în vederea transmiterii actualizărilor din Politica Comerciala Interbrands si Planuri promotionale, se bazează pe Art. 6 alin. 1 litera b) din GDPR (executarea contractului).

De asemenea, prelucrăm datele dvs. și: (a) din necesitatea de a ne îmbunătăți continuu produsele și serviciile; (b) pentru a analiza relația cu dumneavoastră, precum și pentru a realiza statistici și analize; (c) pentru exercitarea sau constatarea  unor drepturi în instanță; (d)  audit, prevenirea fraudelor, arhivare; (d) permiterea utilizării contului online - având un interes legitim în acest sens. Aceaste prelucrări se bazează pe Art. 6 alin. 1 litera f) din GDPR (interesul legitim urmărit de operator). 

b) Navigarea pe platforma online comanda.interbrands.ro. Despre cookies si efectuarea de statistici.

Atunci când Utilizatorii (autentificați în contul creat pe platforma online comanda.interbrands.ro) vizitează magazinul online, mai colectăm cu ajutorul api Google date obținute de la computerul, telefonul, tableta sau alt dispozitiv utilizat de Utilizator ("dispozitivul"), informații pentru îmbunătățirea experienței Utilizatorilor pe Website/Magazinul Online - comanda.interbrands.ro, anume: interfata cu Utilizatorul folosind informatia referitoare la rezolutia dispozitivului, calcul latime banda astfel incat timpul de navigare al utilizatorului sa fie cat mai scurt, etc.

In acest scop, datele colectate sunt:

      Adresa IP;

      Browser-ul de internet utilizat și  versiunea sistemului de operare al dispozitivului;

      Date de protocol HHTP/HTTPS;

      Durata vizitei/ activității vizitatorului/Utilizatorului pe Website-ul Magazinului Online;

 

"Cookie-uri" - folosite de Operator pe platformele online sunt fișiere pe care browser-ul utilizatorului le genereaza pe dispozitivul utilizatorului (in masura in care utilizatorul a permis in setarile browser-ului acest lucru) in timpul nagivarii in Magazinul online. Cookie-urile și/sau tehnologiile similare pe care le folosim sunt strict necesare si esențiale pentru buna funcționare a site-ului, fiind setate pe dispozitivul dumneavoastră la accesarea site-ului sau în urma acțiunilor efectuate în site, după caz. Puteți seta browser-ul dumneavoastră pentru a bloca cookie-urile, însă în acest caz anumite secțiuni ale site-ului nu vor funcționa corect.

Pe baza acestor date putem întocmi statistici privind navigarea pe platforma online, în vederea îmbunătățirii serviciilor noastre și a funcționalităților platformei online și a magazinului online comanda.interbrands.ro.

 

 

c) Marketing - comunicări comerciale privind produsele și/sau serviciile comercializate de Interbrands

Cu acordul Dvs. prealabil, in calitate de client si utilizator al platformei online comanda.interbrands.ro, vom utiliza adresa de e-mail comunicată anterior de Dvs. reprezentantilor Interbrands in procesul fizic de vanzare si/ sau introdusă de Dvs. cu ocazia inregistrarii contului de client, pentru va transmite comunicări comerciale despre produsele și/sau serviciile Interbrands (newslettere/alerte).

 

Vom prelucra datele dvs. personale care sunt colectate prin intermediul formularului de înregistrare a clienților și a declaraţiei de consimţământ, precum și în timpul tranzacțiilor comerciale viitoare, de asemenea, în scopuri de marketing și analiză a clientelei (de ex.: cercetarea de piață, sondaje de opinie, etc). În scopurile menționate mai sus vă vom contacta: (a) atât în mod direct: întâlniri față în față cu reprezentantul persoanei juridice, telefon, poștă (adresa de corespondență a entității juridice) cât și (b) prin mijloace electronice: e-mail, mesagerie (SMS și alte platforme digitale, whatsapp), etc. Această prelucrare a datelor dvs. cu caracter personal în scopuri de marketing și de analiză a clientelei se va baza pe și se va realiza în temeiul consimțământului dumneavoastră prealabil (Art. 6 alin. 1 litera a) din GDPR). 

De asemenea, datele dvs. colectate prin intermediul formularului de înregistrare a clienților și a declaraţiei de consimţământ, precum și pe parcursul tranzacțiilor comerciale vor fi prelucrate de noi și în scopul de a vă oferi informații cu privire la actiunile promotionale si de marketing ale Interbrands (cum ar fi, dar fără a se limita la oferte speciale, evenimente și/sau alte initiative comerciale), respectiv pentru a vă oferi conținut personalizat conform intereselor și preferințelor dvs., prin intermediul mijloacelor electronice: e-mail, mesagerie (SMS și alte platforme digitale, cum ar fi whatsapp)

Newslettere si alerte

Consimtamantul pentru primirea de newslettere / alerte cu continut comercial conform prevederilor de mai sus se manifesta de Dvs., prin aplicarea bifei corespunzatoare in casuta special destinata acestui scop si aflata in imediata vecinatate a contului de utilizator creat si/ sau definit prin platforma online comanda.interbrands.ro.

 

d) Destinatarii datelor 

1. Suntem parte a Grupului Orbico, care activează la nivelul UE/ SEE (Uniunii Europene si Spatiului Economic European). Pentru a atinge scopurile menționate mai sus la punctele 3.a) și b), utilizăm furnizori de servicii interni, cat si externi, respectiv, împuterniciți, conform art. 28 GDPR, de exemplu furnizorii noștri de servicii IT.

Datele Dvs. cu caracter personal sunt prelucrate si procesate in cadrul companiilor din Grupul din care face parte Interbrands, companii din UE/SEE, care le prelucrează pentru derularea unor operațiuni care vizează organizarea Grupului și strategia de afaceri a Grupului nostru.

Totodata, partenerii noștri de încredere pentru pune la dispozitia Dvs. produsele achiziționate reprezinta o alta categorie de destinatari pentru datele Dvs. Împărtășim cu aceștia doar datele personale necesare realizării activităților specifice pe care le încredințăm acestora. Selectăm foarte atent partenerii și furnizorii care efectuează, în numele nostru, operațiuni suport activității noastre, cum ar fi:

»  furnizorul care ne asigură servicii de stocare a datelor Dvs. pe servere externe, situat în România, care este o entitate din Grupul Orbico, respectiv, Interbrands.

»  furnizorul platformei de gestionare a operațiunilor aferente comenzilor online;

»  furnizorii produselor, care asigură garanția produselor conform termenilor de garanție.

2. Transmiterea datelor către autorități și instituții publice sau organe judiciare

Putem transmite unele din datele Dvs. personale autorităților sau instituțiilor publice competente, atunci când acest ne impune legea (de ex. investigarea fraudelor; prevenirea spălării banilor; depunerea declarațiilor, situațiilor financiare la autoritățile fiscale etc.), sau putem transmite aceste date către instanțele judiciare atunci când ne apărăm în justiție, sau în fața altor autorități publice.

3. Accesul auditorilor și consultanților

Dacă vom decide în viitor să înstrăinăm acțiunile sau afacerea Interbrands, vom oferi acces sau transmite auditorilor și consultanților potențiali(ilor) cumpărători la datele clienților noștri pentru efectuarea auditului necesar achiziției acțiunilor/ afacerii. Pentru acest scop, ne vom asigura că orice potențial cumpărător va urmări și implementa masurile de securitate necesare pentru protecția datelor clientilor.

 

e) Furnizarea obligatorie/voluntară de date și durata păstrării acestora

Furnizarea următoarelor date este necesară pentru a putea încheia un contract cu dvs. și pentru a gestiona înregistrarea clientului: numele clientului (denumirea companiei dvs.), industria, forma juridică, adresa de facturare, numărul de telefon al companiei, cod fiscal, cel puțin datele unei persoane autorizate pentru cumpărături (de exemplu proprietarul afacerii), funcția proprietarului afacerii sau a altui reprezentant), dovada existenței societății dvs. De asemenea, în scopul interesului legitim de a deveni o companie digitalizată, solicităm urmatoarele date de contact ale proprietarului afacerii / reprezentantului persoanei juridice: adresa de email de business și telefonul de serviciu.  Restul datelor colectate în cadrul procesului de înregistrare a clienților sunt furnizate de Dvs. în mod voluntar (nu sunteți obligați să ne furnizați aceste date personale iar aceste date nu sunt o cerință legală sau contractuală sau o cerință necesară pentru a încheia un contract. Dacă nu ne furnizați aceste date personale, acest lucru nu va avea consecințe asupra Dvs.)

Durata prelucrării: Interbrands va păstra datele Dvs. pe durata necesară îndeplinirii scopurilor menționate anterior: (a) perioada pentru care vor fi prelucrate datele cu caracter personal pe parcursul derulării contractului cu dvs.este egală cu perioada deținerii calității de client al Interbrands, la care se adaugă termenul general de prescripție prevăzut de legislația aplicabilă, respectiv de 3 ani. De asemenea, ulterior încetării calității de client, în vederea respectării legislației financiar-contabile și fiscale va fi necesară păstrarea anumitor informații pentru o durată suplimentară de 10 ani; (b) perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal prelucrate în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului este egală cu durata necesară îndeplinirii fiecăreia dintre aceste obligații legale; (c) perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal prelucrate în scopul îndeplinirii intereselor legitime urmărite de Interbrands este egală cu perioada deținerii calității de client al Interbrands, la care se adaugă termenul general de prescripție prevăzut de legislația aplicabilă, respectiv de 3 ani; (d)  datele prelucrate pentru soluționarea de cereri/sugestii/reclamații/solicitare exercitare drepturi vor fi prelucrate pentru o durată de 3 ani de la soluționare; (e) datele prelucrate în temeiul consimțământului dat de dvs. vor fi prelucrate până la momentul retragerii acestuia de catre Dvs.

3. Drepturile Dumneavoastră 

În calitate de persoană vizată, puteți contacta responsabilul nostru pentru protecția datelor în orice moment și în mod gratuit, cu o notificare, folosind datele de contact menționate la mai jos în vederea exercitării drepturilor dvs. în conformitate cu GDPR:

dpo@interbrands.ro si/ sau alternativ prin notificare scrisa transmisa la adresa sediului social al Interbrands - Bucuresti, Sos. Viilor nr. 14, Sector 5.

 

Aceste drepturi sunt următoarele:

• Dreptul de a primi informații cu privire la prelucrarea datelor și o copie a datelor prelucrate (dreptul de acces, articolul 15 GDPR),

• Dreptul de a solicita rectificarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete (dreptul de acces, art. 16 GDPR),

• Dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal și, în cazul în care datele cu caracter personal au fost făcute publice, transmiterea informațiilor referitoare la solicitarea de ștergere către alți operatori (dreptul de ștergere, articolul 17 GDPR),

• Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor (dreptul la restricționare a procesării, articolul 18 GDPR),

• Dreptul de a primi datele personale cu privire la persoana vizată într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și mecanolizibil și de a solicita transmiterea acestor date către un alt operator (dreptul la portabilitatea datelor, articolul 20 GDPR),

• Dreptul de a se opune prelucrării datelor cu intenția de a înceta prelucrarea(dreptul la obiecție, articolul 21 GDPR),

• Dreptul de a retrage oricând consimțământul dat în vederea opririi unei prelucrări a datelor  care se bazează pe consimțământul dvs. Retragerea nu va afecta legalitatea prelucrării pe baza consimțământului acordat înainte de retragere (dreptul de retragere a consimțământului, articolul 7 GDPR).

• Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere dacă considerați că prelucrarea datelor este o încălcare a GDPR (dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere, articolul 77 GDPR). 

Pentru orice informații suplimentare legate de prelucrarea datelor cu caracter personal de către Interbrands, puteți, de asemenea, să vă adresați Responsabilului cu protecția datelor, în scris, la adresa de e-mail: dpo@interbrands.ro.

Datorită posibilelor modificări ale legislației sau actualizări ale activităților de prelucrare a datelor, o modificare a notificării privind protecția datelor poate deveni necesară.